Unternehmen und Vereine sind immer daran interessiert, Veranstaltungen so erfolgreich wie möglich zu gestalten. Konferenzen, Lehrgänge und Präsentationen sind keine alltägliche Sache. Sie müssen sorgfältig organisiert und finanziert werden. Das nimmt niemand gerne auf die leichte Schulter.
Also muss die perfekte Eventlocation für den jeweiligen Anlass gefunden werden. Das ist jedoch leichter gesagt, als getan. Aber die umfangreiche und intensive Suche ist den Aufwand wert. Denn eine gute Eventlocation kann vom ersten Moment an eine Stimmung erzeugen, die Erfolg bedingt.
Die richtige Stimmung vom ersten Moment an
Wenn eine Veranstaltung angekündigt wird, müssen Teilnehmer natürlich erfahren, wo sie stattfindet. Schon an diesem Punkt kann die Location eine große Rolle spielen.
In manchen Regionen haben bestimmte Locations oder Veranstalter oft schon einen Ruf. Haben Teilnehmer oder Gäste sofort ein schlechtes Gefühl beim Veranstaltungsort, ist das keine gute Voraussetzung.
Stattdessen sollte sich die Eventlocation selbst gut präsentieren und auch in der Einladung in Szene gesetzt werden. Die Eventlocation „Place to be” in Frankfurt ist ein gutes Beispiel für einen Veranstaltungsort mit besonderem Charme, was sofort Vorfreude auf das Event entfachen kann.
Einen (passenden) Wohlfühlfaktor erzeugen
Beim Betreten einer Eventlocation erhalten Teilnehmer einer Veranstaltung sofort den ersten Eindruck. Dieser darf nicht unterschätzt werden. Ein sauberer, heller Ort mit ausreichend Platz ist eine sehr gute Grundlage für ein Event. Wirkt es eng, muffig oder unorganisiert, vergeht vielen sofort die Lust auf mehrere Stunden in diesen Räumlichkeiten.
Daher profitieren Unternehmen und Vereine davon, wenn die Location an einen Eventplaner gebunden ist. So wird alles genau nach den eigenen Vorstellungen hergerichtet. Kommt es am Tag der Veranstaltung zu Problemen, kann schnell reagiert werden.
Natürlich lohnt es sich, einen Eventplaner mit Erfahrung zu wählen. Die Weihnachtsfeier einer großen Firma unterscheidet sich natürlich von einer Fachtagung für wenige Teilnehmer. Theoretisch sollten Eventplaner von allein das grobe Konzept an die Veranstaltungsart anpassen können – und in der Praxis sollten die Wünsche des Veranstalters schnell und präzise umgesetzt werden.
Die technische Ausstattung muss stimmen
Bei Präsentationen, Konferenzen und Seminaren wird sich heutzutage zum großen Teil auf Technik verlassen. Leider kommt es daher immer wieder zu kleinen Katastrophen, wenn plötzlich nichts funktioniert. Unternehmen und Vereine, die stark auf die Technik angewiesen sind, müssen dies auf jeden Fall vorher absprechen.
Denn es kann viel schiefgehen. Die falsche Anzahl an Bildschirmen, fehlende Übertragungskabel und natürlich instabiles oder nicht vorhandenes WiFi haben schon so manche Veranstaltung vorzeitig beendet. Das fällt immer auf das Unternehmen zurück, weil es unprofessionell wirkt. Auch dann, wenn die Schuld eigentlich woanders liegt.
Die Ironie ist, dass perfekte technische Voraussetzungen von vielen Teilnehmern nicht besonders positiv wahrgenommen werden – es handelt sich um eine Selbstverständlichkeit. Aus Sicht des Veranstalters ist der reibungslose Ablauf aber natürlich extrem wichtig.
Veranstaltung wirksam nachbereiten mit guten Bildern
Ein letzter guter Grund für die bewusste Wahl einer passenden Eventlocation ist die Bedeutung von guten Bildern und Videos im 21. Jahrhundert. Eine Veranstaltung nur durchzuführen und dann auf die nächste zu warten, lässt unglaublich viel Potenzial liegen. Stattdessen sollte während und nach der Veranstaltung unbedingt auf Bildmaterial gesetzt werden.
Das ist natürlich einfacher, wenn die Location dafür geeignet ist. Helle Räume (idealerweise mit viel natürlichem Licht), ausreichend Platz und Sauberkeit sind dafür Grundvoraussetzungen. So kann über Social-Media-Kanäle schon während der Veranstaltung fleißig Bildmaterial verbreitet werden.
Noch wichtiger ist es, die Veranstaltung über die eigene Website nachzubereiten und als Vorlage für das nächste Event zu nutzen. Anstelle von Stockfotografie werden echte Bilder und Videos genutzt, die ganz spezifisch zum Unternehmen oder Verein passen. Möglicherweise können sie sogar für Werbematerialien (z. B. Firmenvorstellungsvideos) genutzt werden.
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