Dienstpläne und Zeiterfassung mit Excel – ist das noch zeitgemäß?

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Die Arbeitszeiterfassung und der Dienstplan werden auch heute noch in vielen Unternehmen mit Excel erstellt. Schließlich gehört die Software bei den meisten Firmen zu Grundausstattung. Dort können Mitarbeiter ihre Zeiten eingeben und hinterlegen mögliche Abwesenheiten.

 

Formeln rechnen dann den Überschuss an Stunden aus und auf dieser Grundlage werden die Entgeltabrechnungen erstellt. Viele Unternehmen haben sich daran gewöhnt, jedoch haben die Excel-Listen auch ihre Grenzen und individuelle Anforderungen können oft nicht erfüllt werden.

Digitale Lösungen als Alternative

Durch digitale Lösungen, wie von Papershift, können Sie alle Dienstpläne online erstellen und gleichzeitig auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen. Die online Personalplanung spart einiges an Zeit, da die Mitarbeiter per Drag & Drop einfach bestimmten Schichten zugewiesen werden können. Das Programm rechnet dann die geplanten Stunden zusammen und zeigt Interessenkonflikte oder Arbeitswünsche an. Innerhalb dieser Software können die Mitarbeiter dann auch einfach ein- oder ausstempeln.

Das macht den gesamten Prozess sehr transparent und exakt. Zudem wird eine hohe Sicherheit geboten, denn die Software kann nicht wie ein Excel Dokument einfach gelöscht werden. Darüber hinaus können die Daten direkt verarbeitet werden und die Lohnabrechnung wird automatisch erstellt. Das spart nicht nur einiges an Zeit, sondern somit auch Geld.

Excel Dienstpläne – ist das sinnvoll?

Im Folgenden nun die Vor- und Nachteile der Excel Dienstpläne. Auf dieser Grundlage können Sie individuell für Ihr Unternehmen beurteilen, ob ein Dienstplan und eine Zeiterfassung darüber sinnvoll ist.

Vorteile des Excel Dienstplans

Der wichtigste Vorteil ist vermutlich für viele Unternehmen, dass Excel sowieso zur Grundausstattung in den meisten Unternehmen gehört und somit keine Extrakosten für die Zeiterfassung anfallen. Zudem ist die Software sehr flexibel, so können Sie Excel durch Formeln speziell auf die eigenen Bedürfnisse einstellen.

Ebenso ist die Software sehr komplex, Excel bietet einen breiten Funktionsumfang, sodass in einem Dokument nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Urlaubsplanung und der Einsatz der Mitarbeiter koordiniert werden können. 

Hier noch mal in Kürze die drei wichtigsten Vorteile, die Excel bietet:

  • (fast) kostenlos
  • flexibel
  • umfangreich

Nachteile des Excel Dienstplans

Die Komplexität von Excel ist jedoch Fluch und Segen zugleich: Für Neulinge ist die Software schnell eine Überforderung, durch komplizierte Formeln, Pivot-Tabellen und Verknüpfungen. Um die Software perfekt an die individuellen Anforderungen anzupassen, benötigen Sie jahrelange Excel-Erfahrung, die in kleinen Unternehmen oft nicht vorhanden ist. Zudem ist die Zeiterfassung mit Excel zeitaufwendig, da das Erstellen und die Instandhaltung der Vorlage zunächst mal viel Zeit in Anspruch nimmt. Rechnet man diesen Arbeitsaufwand in Geld um, entstehen schnell hohe Kosten.

Darüber hinaus ist die Software relativ fehleranfällig. Eine Formel oder ein Verweis wird schnell versehentlich gelöscht, wodurch sich dann viele andere Werte verändern. Aber auch vonseiten des Mitarbeiters oder des Arbeitgebers können Fehler entstehen: Schnell wurde in der Hektik des Arbeitsalltags eine falsche Arbeitszeit eingetragen oder durch den Arbeitgeber versehentlich verändert.

Das kann zu Konflikten führen, denn eigentlich ist Excel keine wirkliche Zeiterfassung, sondern eine Zeitdokumentation. In der Regel wurde die Arbeitszeit vorher mithilfe eines Stundenzettels oder anderen Hilfsmitteln erfasst und wird anschließend nur in Excel übertragen.

Hier noch mal in aller Kürze, die wichtigsten Nachteile der Zeiterfassung mit Excel:

  • sehr komplex
  • zeitaufwendig
  • fehleranfällig
  • intransparent
  • keine Zeiterfassung sondern Dokumentation

Lohnt sich eine Zeiterfassung nun mit Excel?

Zusammengefasst ist Excel eine sehr umfangreiche und günstige Software, die sich für die Arbeitszeiterfassung im Grunde gut eignet. Kaum ein anderes Programm kann so individualisiert werden. Vor allem Unternehmen, die viel Erfahrung mit Excel haben, können es ruhig einsetzen.

Jedoch sollten auch die Risiken abgewogen werden, so nimmt die Entwicklung einer Excel Vorlage viel Zeit in Anspruch und es sollten nur Personen Zugriff auf das Dokument erhalten, die sich wirklich gut damit auskennen. Zudem ist das manuelle Einpflegen der Arbeitszeiten in ein Excel-Dokument ein relativ hoher Aufwand und schnell passieren dabei Übertragungsfehler.

Digitale Zeiterfassungen sind deutlich einfacher und kosten auf lange Sicht auch weniger Geld, da viele Ressourcen gespart werden. Zudem werden die Arbeitszeiten sehr transparent festgehalten und können durch die Mitarbeiter selbst eingetragen werden.

 


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